ウェストバージニア家庭医学財団は、ウェストバージニア家庭医アカデミーの慈善部門です。 501c-3 慈善団体であるこの財団は、ウェストバージニア州で家庭医学を実践することを志す、困窮している医学生に奨学金を提供しています。財団の使命の不可欠な部分は、家庭医療をサポートする慈善リソースを開発および提供することです。

1982 年に設立されたこの財団は、地域全体の医療専門家に一般的な医学的問題の診断と治療に関する最新情報を提供する年次会議を主催しています。個人からの寄付とさまざまなスポンサーシップにより、財団はその主な使命を遂行することができます。  家庭医療の推進と実践を通じてウェストバージニア州の医療の質を向上させること。

パンデミックの「プッシュ」

「新型コロナウイルスは本当に私たちを快適ゾーンから追い出しました」と、財団のプログラムコーディネーター3人のうちの1人であるジョナ・ガウンチ氏は言います。 「私たちの今年最大の募金活動は、継続的な医学教育カンファレンスであり、これまで私たちは常に対面で開催していました。新型コロナウイルスの影響で、多くのカンファレンスが中止になっているのを目にしましたが、奨学金を集めるための主要な手段を中止したくありませんでした。」財団スタッフは、Web サイトをアップグレードして、対面およびオンラインの参加者が完全に参加できるハイブリッド会議を開催するために、よりアクセスしやすく機能的に適切なものにすることを決定しました。

以前にストローのないレンガでジェイミーと彼のチームと協力していた財団スタッフは、非常に時代遅れのウェブサイトをアップグレードするという途方もない仕事を開始するよう彼に連絡を取りました。最初の根本的な変更は、より高速で効率的なサーバーに切り替えることでした。  Johnna 氏は、この最初の変更によりマイナーおよびメジャーの追加アップグレードが行われ、Web サイトのアクセシビリティが大幅に向上したと述べています。 「メールアドレスを変更するなどの手続きをしましたが、非常に長かったです。」そして、大きな変更の 1 つは、登録プロセスを完全にオンライン体験に変換することでした。

「年次会議をアクセスしやすくするのが遅れていました」とジョンナ氏は説明します。 「私がこの組織に加わったとき、まだすべてが紙の上で行われていました。私たちは住所の巨大なデータベースを持っていて、何千もの郵送を行っていましたが、非常に費用がかかり、効率的ではありませんでした。」アップグレード前は、カンファレンス登録のためにスタッフが貴重な資金を割り当て、非常に重要な年次イベントを宣伝するために印刷されたパンフレットの束を病院や医院に手渡しする必要がありました。

ジェイミーは、スタッフが指定したすべてのニーズに従ってオンライン登録を完了しました。  「カンファレンスの参加者は、紙に記入するのと同じくらい簡単に、オンラインですべてを見つけることができました。登録は非常に迅速に行われ、初めて人々はオンラインで登録と支払いを同時に行うことができ、資金は私たちの PayPal アカウントに直接送られました。」 

ジョンナ氏は、登録プロセスが合理化されたことで、顧客エクスペリエンスと財団の全体的な運営に大きな違いが生じたと指摘しています。 「オンライン登録は、小切手の取り扱いを心配する必要がなく、経済的にはるかに安全でした。参加者にとっても作業が楽になりました。人々はその便利さにとても満足していました。」

ハイブリッドを新たな現実にする

ハイブリッド会議の準備にはオンライン登録以上のものが必要でしたが、サーバーの高速化により追加のアップグレードへの道が開かれました。 「私たちの Web サイトは、情報の中心ハブとなる必要がありました」と Johnna 氏は言います。 「参加者は、紙の資料が詰まった会議ノートを受け取るのではなく、オンラインですべての資料にアクセスする必要があります。カンファレンスを成功させるためには、サイトをよりユーザーフレンドリーにする必要がありました。」 

この目的に向けて、ジェイミーは奨学金や補助金の申請書、パートナーシップ情報、寄付ページをオンラインに移行する作業を進めました。同財団のもう一人のプログラム コーディネーターであるマット ウォーカー氏は、Web サイトをハイブリッド会議の主催に適したものにすることの価値と即時的な影響を強調しています。 「ジェイミーは、人々がリモートからカンファレンスに参加できるように Zoom オプションを組み込み、私たちがカンファレンスの資料をオンラインで共有できるようにしてくれました。参加者はカンファレンスの評価をデジタルで完了することもできます。」

マット氏は、ハイブリッドカンファレンスへの移行により、より幅広い聴衆に門戸が開かれるようになり、家庭医学財団の運営方法がおそらく永遠に変わったと指摘しています。 「ハイブリッドカンファレンスは、今後の私たちにとって本当に必要不可欠なものです。これにより、参加を希望する全国のプロバイダーにさらに広い網を投じることができます。私たちの認定は全国的なものであり、州外の医師もこの方法で継続教育認定を取得できるため、カンファレンスを全国に公開できるようになりました。」

意味のあるプロセス

ウェストバージニア州家庭医学財団のスタッフは、配達をしてくれるジェイミーを頼りにしました。 「カンファレンスのおかげで、私はさまざまなベンダーと仕事をすることができます」と Johnna 氏は述べています。そうです。」そしてマークによれば、「ジェイミーが私たちと関わって以来、私たちの関わりとコミュニケーションは本当に改善されました。彼は多くの素晴らしいアイデアをもたらし、彼の働きにより財団は新しいデジタル機能の面で新たなレベルに到達しました。」

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